La legge Finanziaria 2007, all'articolo 1, comma 1178, introduce rilevanti sanzioni per le ipotesi di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri di matricola e paga: per entrambi i comportamenti illeciti la sanzione varia dai 4.000,00 ai 12.000,00 euro. Il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, con Circolare 29 marzo 2007, intervenendo opportunamente per chiarire i contenuti della nuova disciplina, ha stabilito dei concetti essenziali per permettere il pieno rispetto degli adempimenti da parte dei datori di lavoro. 

Il contenuto dei libri obbligatori

Nel libro matricola vengono registrati, in ordine cronologico rispetto alla data di assunzione, tutti i lavoratori dell'azienda con annotazione dei dati anagrafici e quelli relativi al contratto di lavoro (tipologia e durata del contratto, qualifica, mansioni). La legge prevede l'obbligo di vidimazione presso gli uffici dell'INAIL entro il giorno stesso in cui ha inizio l'attività di lavoro.

Il libro paga è costituito dal registro delle presenze mensili e dall'insieme delle buste paga dei lavoratori, anche se ai fini della disciplina citata viene inteso esclusivamente come libro delle presenze mensili, in cui devono essere indicate le ore giornaliere lavorate da ciascun dipendente e gli eventuali periodi di assenza. Anch'esso è soggetto a vidimazione da parte dell'INAIL sin dal primo giorno di attività.

Entrambi i documenti devono essere conservati nel luogo ove si svolge l'attività lavorativa. Nel caso di lavori svolti dalla stessa impresa in luoghi diversi, nella sede legale possono rimanere i libri originali mentre, nelle sedi di lavoro secondarie o nei cantieri esterni, dovrà essere tenuta una copia sottoscritta e dichiarata conforme all'originale dal consulente del lavoro che normalmente fornisce all'azienda l'assistenza di materia di amministrazione del personale.

 L'omessa istituzione dei libri obbligatori

L'omessa istituzione riguarda anzitutto l'ipotesi in cui il datore di lavoro sia del tutto sprovvisto dei libri obbligatori: questo può accadere qualora siano presenti in azienda unicamente lavoratori in "nero", per i quali non viene generalmente effettuata alcuna registrazione o denuncia obbligatoria, ovvero quando, pur essendo il personale dipendente regolarmente assunto e dichiarato agli enti competenti, per qualche motivo non siano stati regolarmente costituiti e vidimati i libri in questione.

La sanzione prevista, in caso di accertamento, varia da un minimo di 4.000,00 ad un massimo di 12.000,00 euro per ciascun libro. In tal modo, il datore di lavoro che non provvede alla vidimazione né del libro matricola né del libro paga, in proposito è esemplare il caso già citato dell'imprenditore che non possiede alcuna documentazione ufficiale utilizzando esclusivamente lavoratori in nero, sarà passibile di una sanzione che va dagli 8.000,00 ai 24.000,00 euro.

 La tardiva vidimazione

Diverso è il caso di tardiva vidimazione, vale a dire la ritardata istituzione dei libri rispetto alla data di decorrenza dell'obbligo. La sanzione prevista va da 125,00 a 770,00 euro. È peraltro evidente che, una volta rilevata l'assenza di libri obbligatori da parte degli ispettori del lavoro competenti, non sarà più possibile "sanare" il comportamento illecito provvedendo immediatamente alla vidimazione e pagando la sanzione per tardiva vidimazione, bensì si dovrà sostenere il considerevole importo previsto per l'ipotesi di omessa istituzione più sopra specificato. 

L'omessa esibizione

Per omessa esibizione si intende invece il comportamento del datore di lavoro volto a non consentire all'organo di vigilanza di effettuare la verifica sui libri obbligatori in merito alla regolare costituzione dei rapporti di lavoro.

Le principali ipotesi sono due: quando intenzionalmente il datore di lavoro non esibisce la documentazione al fine di impedire o rendere più difficoltoso l'accertamento dei rapporti di lavoro esistenti in azienda; quando i libri obbligatori, regolarmente costituiti, sono conservati presso un altro luogo rispetto a quello in cui viene svolto il lavoro (ad esempio lo studio di consulenza) e non vengono tempestivamente consegnati al personale di vigilanza in occasione dell'accesso ispettivo.

Il comportamento illecito di omessa esibizione è punito con una sola sanzione, sia che riguardi uno solo od entrambi i libri, di importo da 4.000,00 a 12.000,00 euro.

Rimozione dal luogo di lavoro

Di particolare importanza risulta infine la differenza tra l'ipotesi appena descritta di omessa esibizione e quella di rimozione dei libri obbligatori dal momento che le rispettive conseguenze sanzionatorie sono significativamente diverse.

Mentre la sanzione per mancata esibizione presuppone la volontà del datore di lavoro o comunque la totale assenza nel luogo di lavoro di libri obbligatori e qualsiasi altra documentazione relativa ai lavoratori impiegati, l'ipotesi di rimozione sussiste con il verificarsi di due condizioni essenziali: anzitutto i libri obbligatori, pur non presenti sul luogo di lavoro al momento dell'ispezione, devono in ogni caso esser stati regolarmente istituiti; inoltre, sul luogo di lavoro deve essere presente ulteriore documentazione che permetta al personale ispettivo di accertare comunque che i rapporti di lavoro siano stati correttamente instaurati, come ad esempio copia della comunicazione di assunzione trasmesse al Centro per l'impiego competente o comunicazione di inizio del rapporto di lavoro inviata all'INAIL.

Anche il caso appena illustrato denota un comportamento illecito del datore di lavoro, punibile con la sanzione amministrativa da 125,00 a 770,00 euro.

Modalità operative per la tenuta dei libri obbligatori

Il rigoroso apparato sanzionatorio previsto dalla legge Finanziaria 2007 rende opportuno per tutti i datori di lavoro una tempestiva verifica sulla corretta tenuta dei libri obbligatori. Di seguito sono elencate le modalità pratiche, conformi alla disciplina di legge, da osservare per non incorrere in illeciti amministrativi. Chiaramente, le aziende che utilizzano strumenti elettronici per la rilevazione delle presenze (cartellini e badge autorizzati dall'INAIL) sono soggetti a regole parzialmente diverse rispetto a quanto previsto per i libri presenze cartacei.

Imprese che svolgono l'attività in una sola sede di lavoro

Per i datori di lavoro che svolgono l'attività aziendale in una sola sede di lavoro, i libri matricola e paga vanno tenuti presso la sede stessa.

Relativamente ai libri matricola, le annotazioni relative all'instaurazione di nuovi rapporti di lavoro, come anche variazioni intervenute a quelli già in essere quali aumenti o diminuzione dell'orario di lavoro nei contratti a tempo parziale, passaggi di livello e qualifica, proroghe di contratti a tempo determinato o trasformazione a tempo indeterminato, devono essere effettuate tempestivamente e senza rimuovere il libro dal luogo di lavoro.

È dunque preferibile, per evitare il rischio di sanzioni, effettuare le annotazioni direttamente in azienda. A tal proposito, il personale dello Studio provvederà a far recapitare mediante fax, e-mail o con consegna diretta ai clienti, una fotocopia delle pagine del libro matricola interessate dagli aggiornamenti, i cui dati andranno trascritti a cura del datore di lavoro nel libro matricola originale conservato in azienda.

Imprese che svolgono l'attività in più sedi di lavoro

Nel caso di lavoro svolto in più filiali, od in più cantieri per quanto riguarda attività di costruzioni, impiantistica ed affini, i libri originali vanno tenuti nella sede legale o amministrativa dell'azienda.

Il Ministero del Lavoro ha chiarito una volta per tutte che libro matricola e libro presenze sono esemplari unici, pertanto in un singolo libro presenze sono indicate le ore di lavoro giornaliere di tutti i prestatori di lavoro dell'impresa ed in un unico libro matricola vanno iscritti i dati di tutti i lavoratori in forza, anche se svolgono le proprie mansioni in sedi diverse.

Non verrà più tenuto, come fino ad oggi accadeva, un libro vidimato in ogni sede di lavoro bensì dovranno essere prodotte e conservate in ciascuna filiale, negozio o cantiere fotocopie dei libri originali timbrate, sottoscritte e dichiarate conformi all'originale in ogni pagina da un consulente del lavoro od altro soggetto abilitato all'amministrazione del personale, ma non direttamente dal datore di lavoro. Diversamente potrà essere rilevata la violazione di omessa istituzione ed applicata la sanzione da 4.000,00 a 12.000,00.

Tenuta ed aggiornamento del libro infortuni

La tenuta del registro degli infortuni non rientra nella disciplina prevista specificamente per i libri matricola e paga, ciononostante è d'obbligo una precisazione anche su tale materia, poiché con la Finanziaria 2007 è quintuplicato l'importo delle sanzioni per qualsiasi violazione in materia di lavoro e previdenza sociale, compresa la mancata o l'irregolare tenuta del libro in questione.

In generale, deve essere vidimato presso l'azienda sanitaria locale un libro infortuni per ciascuna unità produttiva, a meno che i lavori abbiano carattere temporaneo e breve durata. Per ogni filiale o sede di lavoro è dunque necessario provvedere alla vidimazione di un distinto registro infortuni. Su di esso andranno annotati i sinistri e non si dovrà rimuoverlo per alcun motivo dal luogo di lavoro: non è permesso dunque prelevarlo temporaneamente e portarlo allo Studio per gli aggiornamenti.

Sarà consigliabile seguire modalità analoghe a quelle descritte per i libri paga e matricola: il personale dello Studio provvederà a compilare con i dati necessari una fotocopia della pagina del registro da aggiornare che invierà con fax od altro mezzo idoneo al datore di lavoro. Quest'ultimo trascriverà i dati nel libro infortuni conservato in originale presso la sede di lavoro.

La sanzione per rimozione, omessa istituzione o irregolare tenuta del registro va da un minimo di 2.580,00 ad un massimo di 15.490,00 euro.